Projekt Octopus: Nahtlose Datensynchronisierung für einen optimalen Arbeitsfluss

Wir sind stolz darauf, das innovative Projekt Octopus gemeinsam mit der Kanzlei Schönherr Rechtsanwälte umgesetzt zu haben. Ziel des Projektes war es, eine nahtlose Datensynchronisierung zwischen unterschiedlichen Anwendungen zu schaffen.

Die Herausforderung

Als führender Rechtsberater für komplexe wirtschaftliche Angelegenheiten, ist der reibungslose Austausch von Informationen entscheidend für eine qualitativ hochwertige und zielgerichtete Rechtsberatung. Schönherr Rechtsanwälte stand vor der Herausforderung, Daten und deren Zugriffsberechtigungen nach dem Need-to-know-Prinzip über mehrere Systeme hinweg synchron zu halten – unterstützt von einem zentralen Praxismanagementsystem (PMS), einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und einem Identity & Access Management System (IAM). Diese Vielzahl von Systemen erforderte eine nahtlose Integration, um den Arbeitsfluss zu optimieren. Werden beispielsweise im PMS gewisse Aktionen durchgeführt, wie etwa die Anlage eines Aktes, sollten im DMS und IAM ebenfalls gewisse Abläufe passieren, zum Beispiel die Anlage von Ordnern und das Setzen der korrekten Zugriffsberechtigungen.

Unsere Lösung

Im Projekt Octopus haben wir uns darauf konzentriert, Daten und Berechtigungen in den drei Systemen bestmöglich abzustimmen. Das Grundprinzip von Octopus besteht darin, das PMS nach erfolgten Aktionen periodisch zu scannen und dann nach Bedarf die benötigten API-Aufrufe durchzuführen. Wir haben die ermittelten Anforderungen in leistungsstarke Schnittstellen zwischen den Kundenprogrammen verwandelt und gleichzeitig neue Funktionen für Octopus entwickelt, wobei die Synchronisierung der Berechtigungen im Vordergrund des Projektes stand.

Dabei ging es darum, die initialen Zugriffsrechte für neue Vorgänge aus der PMS-Datenbank zu extrahieren und ins IAM-System zu übertragen. So erhalten autorisierte User von Anfang an die richtigen Berechtigungen.

Weitere Funktionen umfassen:

• Das Erstellen von Akten im IAM und DMS über APIs: Hier werden mithilfe der entsprechenden APIs Akten automatisch im IAM und DMS erstellt. Die notwendigen Daten werden aus der Datenbank des PMS abgerufen, um eine konsistente und effiziente Erstellung zu gewährleisten.
• Die Erstellung von "Standard-Sicherheitscontainern": Durch die APIs wird automatisch eine logische Struktur in DMS und IAM geschaffen, indem Standard-Sicherheitscontainer mit passenden Benennungskonventionen erstellt werden.
• Die Aktualisierung von Metadaten: Änderungen an und Ereignisse bei bestehenden Akten werden aus dem PMS extrahiert und an das IAM-System und DMS übermittelt. Dies gewährleistet eine ständige Aktualisierung der Metadaten.
• Eine "Self-Service"- Web-Benutzeroberfläche: Eine benutzerfreundliche Web-Oberfläche ermöglicht den Mitarbeiter:innen die Anmeldung über Single Sign-On (SSO) und den Zugriff auf die Octopus Protokolle.
• Die Entwicklung einer Web-Benutzerschnittstelle für Support-Angelegenheiten: Eine spezielle Web-Benutzerschnittstelle bietet Support-Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, effizient auf Anfragen im Zusammenhang mit den Tools zu reagieren und diese zu bearbeiten.

Systemarchitektur und Funktionen vom Projekt Octopus

Dank Projekt Octopus verfügt Schönherr Rechtsanwälte nun über eine nahtlose und moderne Lösung, die die Verwaltung von Akten und Daten wesentlich erleichtert. Das Praxismanagementsystem (PMS), das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und das Identity & Access Management System (IAM) arbeiten nun nahtlos zusammen, um den reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen und die Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen zu optimieren.

Gemeinsam stark: dataformers und Schönherr

Wir sind stolz darauf, Schönherr Rechtsanwälte auf dieser spannenden Reise begleitet zu haben. Unsere enge Zusammenarbeit hat dazu beigetragen, das Projekt Octopus zu einem Erfolg zu machen und die Grundlage für zukünftige Projekte zu legen.